Hábitos básicos como utilizar a agenda de forma plena, usar um sistema de arquivos com classificação adequada, trabalhar num espaço organizado, ter o costume de planejar o trabalho e as tarefas ou ainda utilizar os recursos da tecnologia de forma eficiente podem fazer toda a diferença para o seu tempo render mais.
Às vezes escuto as pessoas dizendo: "preciso me organizar melhor. Quando tiver um tempo, vou fazer isso".
Posso garantir-lhes uma coisa: este tempo nunca vai aparecer nem sobrar na sua programação, pois ele precisa ser criado por você e isso depende apenas de uma atitude sua.
Atrevo-me a dar-lhe algumas dicas:
1. Acorde mais cedo
Coloque o despertador para 15 minutos mais cedo e adiante o seu dia.
2. Planeje o que vai vestir na noite anterior
Deixe a roupa separada e pronta para vestir. Você irá economizar bons minutos do seu dia.
3. Mantenha sua mesa de trabalho organizada
Saber onde estão seus papéis e documentos, e saber onde guardá-los vai economizar bastante tempo ao longo do seu dia. Deixar a mesa limpa e mantendo sobre ela apenas aquilo em que está trabalhando no momento vai ajudar você a manter o foco e terminar as tarefas mais rápido.
4. Mantenha a área de trabalho do seu computador organizado
Desktop limpo e com poucos ícones, pastas organizadas e arquivos nomeados corretamente ajudam bastante na hora de encontrar o que você precisa, economizando muito tempo ao longo do dia. Organizar as suas pastas de e-mails e manter a caixa de entrada sempre vazia é também fundamental para melhorar a sua produtividade no trabalho.
5. Utilize sua agenda e crie listas de memória
Não tente lembrar as coisas de cabeça. Isso vai aumentar o seu estresse e o risco de você esquecer coisas importantes, que podem gastar inutilmente o seu tempo.
6. Elabore um planejamento para e sua agenda
Classifique as atividades importantes e não importantes, urgentes e não urgentes.
Dedique maior parte de seu tempo para realizar aquelas coisas que são importantes e ainda não são urgentes. Nunca perca tempo com atividades não importentes e cuide para não deixá-las ficarem urgentes.
7. Concentre suas chamadas telefônicas
Faça uma lista das ligações que tem que fazer, anotando os números de telefone e assuntos. Depois separe um tempo e faça todas as ligações em sequência. Isso economiza tempo e deixa seu dia mais organizado.
8. Planeje o próximo dia de trabalho
Ao final de cada dia planeje o dia seguinte. Realoque compromissos e tarefas na sua agenda e tenha claro o que irá fazer. Isso faz com que você vá para casa com a cabeça mais tranquila, economiza tempo e melhora sua produtividade.
Lembre-se: uma hora de planejamento pode economizar até 10 horas de trabalho.
9. Aprenda a utilizar os recursos do seu smartphone
Utilizar a agenda (calendário), o bloco de anotações, o GPS e tantos outros aplicativos de produtividade pode fazer uma incrível diferença na hora de administrar suas tarefas e atividades, dando a você mais controle sobre o uso do seu tempo.
10. Faça as compras pela Internet
Depois de aprender a se organizar para isso e criar este hábito, esta tarefa será rápida e vai economizar muitas horas na sua semana, mas lembre-se de só efetivar a compra se o site for seguro.
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